La aplicación Datos Generales permite registrar y estructurar la información fundamental de la organización, proporcionando una base sólida para la configuración de la suite HoldingSoft®. Esta funcionalidad asegura que todos los datos generales y estructurales de la organización estén centralizados, organizados y disponibles para su integración con otros módulos de la suite. En esta aplicación se resaltan las siguientes características:

• Datos Generales de la Organización: Permite documentar información clave de la organización, como su nombre oficial, página web, licencias, certificaciones obtenidas, y otros elementos relevantes que identifican a la empresa. Esto asegura que la suite esté configurada conforme a los datos específicos de la entidad que la utiliza.
• Estructuración Geográfica: Facilita la parametrización de las sedes y ubicaciones de la organización, permitiendo registrar una estructura multinacional, regional o local. Esto incluye la posibilidad de dividir las operaciones según países, estados o departamentos, y ciudades, proporcionando una visión clara y detallada de la presencia geográfica de la empresa.
• Subdivisiones Internas: Proporciona herramientas para organizar y subdividir la información de la organización según su estructura operativa. Esto asegura que los datos estén agrupados de manera lógica y adaptable, permitiendo gestionar desde una matriz global hasta sucursales o divisiones específicas.

La aplicación Enfoque y Procesos permite a las organizaciones definir y estructurar su modelo de operación por procesos, asegurando que estos estén alineados con las necesidades estratégicas y operativas. Además, proporciona herramientas para establecer el enfoque del sistema de gestión, ya sea un sistema único (calidad, seguridad y salud en el trabajo, medio ambiente) o un sistema integrado, permitiendo configurar la suite HoldingSoft® según los requisitos específicos de la organización. En esta aplicación se resaltan las siguientes características:

• Definición de Procesos y Subprocesos: Permite identificar, documentar y organizar los procesos principales y sus subprocesos, estructurándolos en niveles jerárquicos según su relevancia y relación con otros elementos operativos. Esto asegura una representación clara y detallada de la estructura de procesos de la organización, facilitando su gestión y optimización.
• Gestión del Estado de los Procesos: Incluye la funcionalidad para definir el estado actual de cada proceso, indicando si está activo, inactivo o en fase de desarrollo. Esto permite a la organización realizar un seguimiento preciso de sus procesos operativos y priorizar aquellos que son críticos para su funcionamiento.
• Modelamiento de Procesos: Ofrece herramientas para crear un modelo integral de los procesos y subprocesos, destacando las relaciones y jerarquías entre ellos. Esto facilita la comprensión del flujo operativo y permite identificar oportunidades de mejora o áreas de optimización dentro de la estructura operativa.
• Definición del Enfoque del Sistema de Gestión: Permite configurar el enfoque del sistema de gestión utilizado por la organización, seleccionando entre sistemas individuales como calidad, seguridad y salud en el trabajo, o medio ambiente, o bien integrando varios sistemas. Esta funcionalidad asegura que la suite HoldingSoft® esté personalizada para reflejar los estándares y normativas aplicables a la organización.
• Personalización de Herramientas según el Enfoque: La aplicación se adapta al enfoque seleccionado, configurando las herramientas y funcionalidades necesarias según los sistemas de gestión aplicables. Esto garantiza que la organización cuente con los módulos específicos requeridos para implementar y gestionar eficazmente su sistema de gestión.

La aplicación Gestión de Áreas y Grupos permite definir y organizar la jerarquización de las áreas que componen la estructura organizacional. Esta herramienta proporciona una visión clara y detallada de cómo se relacionan las diferentes áreas dentro de la organización, permitiendo configurar tanto áreas propias como tercerizadas, y establecer su estado operativo. En esta aplicación se resaltan las siguientes características:

• Jerarquización de Áreas: Facilita la documentación y configuración de las áreas superiores e inferiores, permitiendo establecer relaciones jerárquicas claras entre las unidades organizacionales. Esto asegura que la estructura organizacional esté bien delineada y refleje con precisión los niveles de autoridad y dependencia entre las áreas.
• Clasificación de Áreas: Permite distinguir entre áreas propias (internas a la organización) y áreas tercerizadas (operadas por contratistas o socios externos), asegurando que cada tipo de área esté correctamente identificado y parametrizado según su naturaleza y funciones específicas.
• Gestión del Estado Operativo: Incluye la funcionalidad para definir el estado actual de cada área, indicando si está activa, inactiva o en proceso de configuración. Esto permite a la organización realizar un seguimiento continuo de las unidades operativas y optimizar la gestión de recursos y responsabilidades.

La aplicación Gestión de Cargos permite definir, jerarquizar y parametrizar los cargos existentes dentro de la organización, estableciendo su relación con otros cargos y su estado operativo. Esta herramienta es fundamental para garantizar que la asignación de responsabilidades y funciones en otros módulos de la suite se base en una estructura organizacional clara y bien configurada. En esta aplicación se resaltan las siguientes características:

• Definición y Jerarquización de Cargos: Facilita la creación de los cargos dentro de la organización, documentando su posición jerárquica en relación con otros cargos, ya sea como superior o inferior. Esto asegura que la estructura organizacional esté reflejada con precisión y que las relaciones de autoridad y dependencia sean claras.
• Codificación de Cargos: Permite asignar un código único a cada cargo definido, facilitando su identificación y uso en otras aplicaciones y módulos de la suite. Este sistema de codificación asegura una trazabilidad eficiente y un acceso rápido a la información relacionada con cada cargo.
• Gestión del Estado Operativo: Incluye la funcionalidad para establecer si un cargo está activo, inactivo o en proceso de configuración. Esto permite gestionar de manera dinámica los cargos según las necesidades organizacionales, garantizando que solo los cargos vigentes estén disponibles para asignación de responsabilidades.
• Parametrización para Otras Aplicaciones: Los cargos definidos en esta aplicación sirven como base para la asignación de responsabilidades, funciones y accesos en los demás módulos de la suite. Esto asegura una integración fluida y una gestión uniforme en todas las herramientas de HoldingSoft®.

La aplicación Roles y Capacidades permite definir y estructurar los roles de usuario dentro de la suite HoldingSoft®, asignando capacidades específicas según el nivel de acceso y las funciones requeridas en cada módulo y aplicación. Esta herramienta asegura una gestión jerárquica y personalizada de los permisos, adaptada a las necesidades operativas de la organización. En esta aplicación se resaltan las siguientes características:

• Definición de Roles de Usuario: Permite configurar los roles clave que tendrán los usuarios dentro de la suite, como súper administrador, administrador, gestor, colaborador o visor. Cada rol está diseñado para cumplir funciones específicas, asegurando que los usuarios cuenten con los permisos adecuados según sus responsabilidades.
• Asignación de Capacidades por Módulo y Aplicación: Facilita la configuración de las capacidades específicas asociadas a cada rol, como acceso, edición, visualización o gestión dentro de los módulos y aplicaciones de HoldingSoft®. Esto garantiza que los usuarios solo puedan realizar acciones dentro de su ámbito de responsabilida
• Jerarquía de Permisos: Establece una jerarquización de permisos que define el nivel de autoridad de cada rol dentro de la suite. Esto permite gestionar los accesos de manera estructurada, asegurando que roles superiores tengan capacidades más amplias y roles inferiores estén limitados a sus funciones específicas.
• Gestión Flexible de Roles: Incluye la posibilidad de ajustar los roles y capacidades según las necesidades cambiantes de la organización. Esto permite crear configuraciones personalizadas y adaptativas que optimicen la operación y la seguridad de la suite

La aplicación Gestión de Usuarios permite registrar y gestionar la información básica de las personas que serán usuarios de la suite HoldingSoft®, asociándolos con los procesos, áreas, roles y capacidades asignados dentro de la organización. Esta herramienta asegura que cada usuario esté configurado de manera adecuada, proporcionando acceso y funcionalidades acordes a sus responsabilidades y posición dentro de la estructura organizativa. En esta aplicación se resaltan las siguientes características:

• Registro de Información Básica del Usuario: Permite documentar datos clave de los usuarios, como su nombre, correo electrónico, número de identificación y otros datos básicos necesarios para su identificación dentro de la suite. Esto asegura un registro claro y organizado de los usuarios activos en la plataforma.
• Asociación con Procesos y Áreas: Facilita la vinculación de los usuarios a los procesos y áreas a los que pertenecen dentro de la organización. Esto permite establecer una relación directa entre los usuarios y las actividades o departamentos específicos que requieren su participación
• Asignación de Roles y Capacidades: Incluye la funcionalidad para asignar a cada usuario uno o más roles definidos (como súper administrador, administrador, gestor, colaborador o visor) y sus correspondientes capacidades dentro de la suite. Esto garantiza que los usuarios solo puedan realizar acciones y tener accesos acordes con sus responsabilidades.
• Parametrización Detallada de Usuarios: Permite configurar detalles adicionales sobre los usuarios según los requisitos específicos de la organización, asegurando que cada persona esté correctamente registrada y alineada con las necesidades del sistema de gestión.

La Aplicación Administración permite gestionar y supervisar los planes contratados por las empresas usuarias de la suite HoldingSoft®, brindando acceso a información clave sobre la vigencia, condiciones y características de los planes. Además, facilita la administración de los módulos y servicios habilitados, así como el acceso a estadísticas de uso y detalles de facturación, asegurando una visión completa y centralizada del uso de la plataforma. En este módulo se destacan las siguientes características:

• Gestión de Planes Contratados: Permite visualizar los planes a los que las empresas usuarias están suscritas, detallando su vigencia, las condiciones específicas de cada plan y los servicios asociados. Esto asegura un control claro sobre las capacidades habilitadas en la suite y facilita la planificación de renovaciones o actualizaciones de los planes.
• Administración de Módulos y Permisos: Proporciona una lista de los módulos del sistema de gestión y módulos especializados que están habilitados para la empresa usuaria. Esto incluye los permisos específicos asignados, asegurando que los usuarios tengan acceso únicamente a las funcionalidades contratadas y alineadas con su plan.
• Detalles de Facturación: Incluye herramientas para acceder a los detalles de facturación, como historial de pagos, facturas emitidas y términos de pago. Esto permite a las empresas usuarias gestionar sus temas financieros relacionados con la suite de manera clara y estructurada.
• Estadísticas de Uso: Ofrece un apartado donde se pueden consultar estadísticas de uso del software, proporcionando datos relevantes sobre la frecuencia de acceso, módulos más utilizados y acciones realizadas. Estas estadísticas permiten evaluar el aprovechamiento de la suite y optimizar su uso dentro de la organización.